Select language

Urenregistraties labelen; hoe werkt het?

Geplaatst op donderdag 8 december 2016 22:59 door Christiaan Thijssen

Omdat elk bedrijf andere activiteiten ontplooit, is ook voor elk bedrijf de categorisering van werkzaamheden anders. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat binnen een bedrijf het onderscheid tussen factureerbare en niet-facutureerbare tijd erg belangrijk is, terwijl bij een ander bedrijf het onderscheid tussen overleg met klanten en het uitvoeren van werkzaamheden voor de klant belangrijk is. Om zo'n beetje elke categorisering te ondersteunen, hebben we in Saus labels geintroduceerd. Je kunt zelf je eigen labels toevoegen en hiermee je eigen indeling maken. Dit kan ook vanuit het dashboard, direct wanneer je een urenregistratie aanmaakt en geen passend bestaand label kunt vinden.

Verschillende soorten labels

Omdat labels niet alleen specifiek zijn voor het bedrijf, maar ook nog eens specifiek kunnen zijn voor een bepaalde klant of zelfs voor een project, hebben we drie verschillende soorten labels geïntroduceerd:

  • Organisatielabels
  • Klantlabels
  • Projectlabels

Saus toont tijdens het toevoegen van een nieuwe urenregistratie automatisch alle labels die bekend zijn voor jouw huidige selectie. Organisatielabels zullen altijd beschikbaar zijn. Deze zijn te herkennen aan een groen labelsymbooltje, Wanneer je reeds een klant hebt geselecteerd, zullen ook de klantspecifieke labels worden toegevoegd aan de lijst van te kiezen labels. Deze hebben een oranje symbooltje. Hetzelfde geldt wanneer er vervolgens een project is geselecteerd, het symbooltje is dan blauw.

Hieronder zullen we voor elke soort label een voorbeeld geven.

Organisatielabels

Organisatielabels zijn bedoeld voor categoriseringen die binnen de gehele organisatie gelden. Ongeacht voor welke klant of project er wordt gewerkt. Bijvoorbeeld: om inzicht te krijgen in hoeveel tijd er besteed wordt aan overleggen of het helpen van collega's zou je de labels  'Overleg'  en 'Collega helpen' kunnen toevoegen. Het maakt niet uit voor welke klant of welk project het werk is, voor elke klant en elk project kan een overleg voorkomen. Het is dan niet handig om elke keer een klantlabel of projectlabel 'Overleg' toe te voegen, vandaar dat hiervoor organisatielabels uitermate geschikt zijn.

Klantlabels

Het kan voorkomen dat een bepaalde klant voor de gemaakte uren graag het onderscheid wil weten tussen vooronderzoek en het daadwerkelijk uitwerken van een oplossing. Misschien is dit een onderscheid dat je niet binnen je hele organisatie wilt registreren en dan zijn klantlabels hiervoor uiterst geschikt. Je zou in dit geval dus de labels 'Vooronderzoek' en 'Uitwerken' kunnen aanmaken. Wanneer je voor de klant in kwestie aan meerdere projecten werkt heb je voor al deze projecten de labels 'Vooronderzoek' en 'Uitwerken' beschikbaar. Bij het filteren van urenregistraties zijn deze klantlabels ook pas zichtbaar als eerst een klant is geselecteerd als filter.

Projectlabels

Bij de projectlabels kun je echt specifiek worden voor dit project. Bijvoorbeeld bij het bouwen aan een webapplicatie kun je projectlabels aanmaken voor elk onderdeel in de applicatie, elke fase van het project of elke sprint of bugmelding. Deze labels zijn dan enkel te gebruiken binnen dit project en deze labels kom je wanneer je uren registreert voor andere klanten of projecten ook niet in het lijstje tegen (want daar hebben ze helemaal geen betekenis). Bij het filteren van urenregistraties zijn deze projectlabels ook pas zichtbaar als eerst een project geselecteerd is als filter.

Nieuwe labels toevoegen

Wanneer je een urenregistratie aanmaakt kun je direct nieuwe labels aanmaken. Dit gaat eenvoudig door in het invoerveld voor labels het nieuwe label te typen en de optie 'Nieuw label: <labelnaam>' te kiezen.

Bij het toevoegen van een label passen we bovengenoemde indeling ook toe. Dat wil zeggen:

  • Wanneer er een klant en een project geselecteerd is en een nieuw label wordt aangemaak, wordt dit een projectlabel
  • Wanneer er een klant geselecteerd is en een nieuw label wordt aangemaakt, wordt dit een klantlabel
  • Wanneer er noch een klant noch een project is geselecteerd en er een nieuw label wordt aangemaakt, wordt dit een organisatielabel

Nu kan het natuurlijk voorkomen dat je per ongeluk een label verkeerd aanmaakt. Daarom kun je labels ook nog naderhand aanpassen, toevoegen of verwijderen. De organisatielabels kun je beheren onder Instellingen (in het menu). De klantlabels zijn te beheren wanneer je de klant bekijkt en vervolgens het tabblad 'Labels' opent. De projectlabels zijn te beheren onder het tabblad 'Labels' wanneer je het betreffende project in Saus bekijkt.